Versionen: Excel 97, 2000 und 2002/XP
Sie wollen eine umfangreichen Excel-Datei (z.B. 4.500 Zeilen) automatisch nach jedem Kostenstellenwechsel eine leere Zeile, oder einen Seitenumbruch einfügen.
Excel bietet genau für diesen Zweck eine nützliche Funktion an, die aber noch viel zu selten genutzt wird. Gehen Sie folgendermaßen vor:
- Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Liste.
- Wählen Sie das Menü Daten-Sortieren an und sortieren Sie die Liste nach der Spalte, nach deren Inhalt Ihre Liste auch gruppiert werden soll. In diesem Fall handelt es sich dabei um das Feld „Kostenstelle“.
- Rufen Sie das Dialogfeld Daten-Teilergebnisse auf.
- Markieren Sie das gewünschte Feld in der Liste Gruppieren nach.
- Entscheiden Sie sich nun noch für ein Feld (Teilergebnis addieren zu), für das Sie unter jeder Gruppe eine Auswertung (Unter Verwendung von) erstellen möchten (beispielsweise die Betragssumme oder die Anzahl der Zeilen).
- Wichtig ist nun, dass Sie das Kontrollkästchen Seitenwechsel zwischen Gruppen aktivieren. Außerdem sollten Vorhandene Teilergebnisse ersetzen und Ergebnisse unterhalb der Daten anzeigen eingeschaltet sein.
- Nachdem Sie Ihre Einstellungen mit Ok bestätigt haben, fügt Excel automatisch unter jeder Gruppe einen Seitenumbruch sowie die gewünschte Auswertung ein. Sie können also Ihre Tabelle so ausgeben, dass beispielsweise jede Kostenstelle auf einer neuen Seite beginnt.
Noch ein wichtiger Tipp für den Ausdruck: Standardmäßig erscheinen die Spaltenüberschriften nur auf der ersten Seite des Ausdrucks. Damit Sie auf jeder Seite erscheinen, geben Sie im Dialogfeld Datei-Seite einrichten auf dem Register „Tabelle“ den Bezug der Beschriftungszeile in das Feld Wiederholungszeilen ein. Zum Beispiel für Zeile 2:
2:2
Quelle: www.Smarttools.de